# 日報の目的整理シート

日報アプリを作る前に、この1枚を関係者で埋めてください。
**項目でも画面でもなく、「誰が、何のために読むのか」から決めます。**

作成：ソウゾウ合同会社 ／ 本シートは HIBI（日報アプリのデモ）の付属資料です。

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## 0. 前提の確認：そもそも作る必要があるか

次のどれかに当てはまらない場合、チャットか既製サービスで足ります。

- [ ] ① 数値を集計して業務に使いたい（訪問件数・施工数・売上見込みなど）
- [ ] ② 既存システムと繋いで二重入力をなくしたい
- [ ] ③ 業種特有の項目・帳票が法令や取引先要求で決まっている
- [ ] ④ 人数が多く、人数課金が重い（目安 100名超）
- [ ] ⑤ 現場に合わせた極端な簡略化が必要（3タップで終わらせたい）

どれにも当てはまらないなら、**まずチャットで始めて、限界が来たら考える**のが合理的です。

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## 1. 読み手を決める（ここが決まらないと項目が決まらない）

| 質問 | 記入 |
|---|---|
| 誰が読むか（役職・氏名） | |
| いつ読むか（時間帯・頻度） | |
| 読んで何をするか（判断・指示・共有） | |
| 読まなかったとき、何が困るか | |

> 読み手が「特にいない」なら、その日報は形骸化します。作る前に読み手を決めてください。

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## 2. 3つの目的を分ける

日報が破綻する最大の原因は、目的の違う情報を1つのフォームに詰め込むことです。

| 目的 | 誰が読む | 必要な情報 | 頻度 | 自社での扱い |
|---|---|---|---|---|
| ① 報告（何をしたか） | 上司・チーム | 実施内容、進捗、時間 | 日次 | |
| ② 相談（困っている） | 上司 | 判断が必要なこと | 発生時 | |
| ③ 蓄積（学びを残す） | 本人・後任・全社 | 気づき、ノウハウ | 週次で十分 | |

**①を毎日、③を週次、②は発生時。** すべてを毎日書かせると③が「特になし」で埋まります。

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## 3. 項目を決める（増やす前に秒数で考える）

項目種別ごとの入力時間の目安（実測平均）

| 種別 | 目安 |
|---|---|
| 単一選択 | 4秒 |
| チェック | 3秒 |
| 日付 | 6秒 |
| 数値 | 8秒 |
| 複数選択 | 8秒 |
| 短いテキスト | 15秒 |
| 画像 | 20秒 |
| 長文テキスト | 45秒 |

| 項目名 | 種別 | 必須/任意 | 前日コピー | 推定秒数 | 誰がこの項目を読むか |
|---|---|---|---|---|---|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |

**必須項目の合計 ＿＿＿ 秒**（目安：90〜150秒。3分を超えると提出率が落ちはじめます）

> 「読む人が答えられない項目」は削ってください。読まれない項目は、書く側の負担にしかなりません。

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## 4. 運用を決める

| 項目 | 記入 |
|---|---|
| 提出の対象曜日 | |
| 提出期限 | |
| リマインドの時刻（曜日ごとに変えるか） | |
| 提出後に編集できる時間 | |
| 未提出のとき、誰が何をするか | |
| 返信は誰が、いつまでに返すか | |

**返信の担当と期限を決めていない日報は、必ず読まれなくなります。**

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## 5. 測る指標を決める

| 指標 | 定義 | 目標 |
|---|---|---|
| 提出率 | 提出済み日報数 ÷ 提出対象日数 | |
| 返信率 | 反応が付いた日報数 ÷ 提出日報数 | |
| 平均入力時間 | チーム平均（個人別は測らない） | |
| 未読率 | 誰にも読まれていない日報の割合 | |

> **個人別の入力時間ランキングは作らないでください。** 監視ツールになった日報は必ず形骸化します。

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## 6. 費用の見立て

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既製サービスの年間コスト = 月額単価 × 人数 × 12
回収年数 = (開発費 + 運用設計費) ÷ (既製サービス年間コスト − 自作の年間運用費 − 年間保守費)
```

| | 記入 |
|---|---|
| 対象人数 | |
| 既製サービスの年間コスト | |
| 自作の想定開発費 | |
| 運用設計にかける工数 | |
| 回収年数 | |

**最も見落とされるのは運用設計の工数です。** 項目を決める会議、読む担当を決める運用、既存の日報からの移行——開発より時間を食うことがあります。

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## 7. 導入後に必ず来る要望への備え

- 「項目を増やしたい」→ **増やすと入力時間が何秒増えるか**をその場で示せるようにしておく
- 「AIで要約したい」→ まずルールベースの週次まとめで足りるか検討する（費用ゼロ・データが外に出ない）
- 「人事評価に使いたい」→ 集めた目的と違う利用は、運用として問題になりやすい

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ご相談：ソウゾウ合同会社